Thành phố Cẩm Phả là một trong 5 địa phương được tỉnh lựa chọn xây dựng chính quyền điện tử và Trung tâm hành chính công. Đến nay sau hơn 3 tháng đi vào hoạt động thử nghiệm trung tâm hành chính công của thành phố đã thể hiện được tính ưu việt trong công tác tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính và mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
Với phương châm “vì nhân dân phục vụ”, ngay sau khi có chỉ đạo của UBND Tỉnh về việc xây dựng chính quyền điện tử và Trung tâm hành chính công, UBND Thành phố Cẩm Phả đã nhanh chóng triển khai xây dựng Đề án Thành lập Trung tâm Hành chính công thành phố và được UBND tỉnh ra quyết định thành lập TTHCC TP Cẩm Phả. Đồng thời khởi công xây dựng TTHCC với tổng mức đầu tư 19,640 tỷ đồng, bao gồm 1 toà nhà 4 tầng và các hạng mục kèm theo. Sau 8 tháng thi công cuối tháng 12/2013 TTHCC đã hoàn thành đưa vào hoạt động thử nghiệm với 25 kios và một số phòng làm việc dành cho cán bộ, nhân viên chuyên trách của Trung tâm. Đồng thời phối hợp với đơn vị tư vấn FPT và Ban điều hành đề án xây dựng chính quyền điện tử Tỉnh Quảng Ninh bố trí lắp đặt máy móc, trang thiết bị, cài đặt phần mềm một cửa điện tử cho TTHCC của thành phố đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng trước mắt cũng như lâu dài của thành phố. Song song đó, UBND thành phố Cẩm Phả cũng đã thành lập tổ rà soát thủ tục hành chính, kiện toàn BCĐ và tổ công tác áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để xây dựng quy trình giảỉ quyết công việc theo 4 bước gồm: Bước 1 tổ chức, cá nhân tự chuẩn bị hồ sơ thủ tục theo quy định hoặc đến TTHCC để được hướng dẫn; Bước 2 TTHCC tiếp nhận, kiểm tra thành phần hồ sơ trong giờ hành chính theo quy định nếu hồ chưa đã đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật thì TTHCC sẽ tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền đã được ủy quyền; hoặc chuyển cơ quan chuyên môn xử lý theo quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nếu hồ sơ chưa đầy đủ sẽ được hướng dẫn hoàn thiện; Bước 3 TTHCC tiếp nhận kết quả từ bộ phận giải quyết theo thẩm quyền ủy quyền hoặc từ cơ quan chuyên môn; Bước 4 là các tổ chức, cá nhân nhận kết quả trong giờ hành chính theo quy định tại TTHCC.
Bên cạnh đó UBND Thành phố cũng ban hành quy chế hoạt động của TTHCC thành phố và một số văn bản quy định rõ thêm về quy trình luân chuyển hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính giữa Trung tâm với các cơ quan chuyên môn; trách nhiệm của mỗi cá nhân, tổ chức trong việc giải quyết thủ thục hành chính cũng như chỉ đạo TTHCC xây dựng nội quy, quy chế làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để công khai cho tổ chức, công dân biết cùng thực hiện. Đồng thời lựa chọn, điều động những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt, có khả năng giao tiếp, có năng lực thực thi công vụ từ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố đến làm việc tại TTHCC thành phố. Tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ giúp cho đội ngũ cán bộ nói trên nắm chắc các quy trình xử lý, giải quyết công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách trên phần mềm một cửa điện tử để có thể tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và trả kết quả cho tổ chức, công dân theo đúng quy định. Phân công nhiệm vụ, làm rõ trách nhiệm cá nhân của mỗi cán bộ, công chức làm việc tại trung tâm đảm bảo nguyên tắc “Một thẩm định, một phê duyệt, không có khâu trung gian”. Việc bố trí nơi đón tiếp và hướng dẫn tổ chức, công dân đến giao dịch tại TT được tổ chức chu đáo, văn minh, lịch sự đã làm giảm thời gian và chi phí đi lại của các tổ chức, cá nhân khi đến làm việc tại TTHCC của thành phố.
Tuy mới vận hành hoạt động thử nghiệm được hơn 3 tháng TTHCC thành phố Cẩm Phả đã đưa 150/175 bộ thủ tụ hành chính vào thực hiện tại Trung tâm và tiếp nhận 4.440 hồ sơ, đã giải quyết được 3799 trường hợp. Trong đó đúng hạn đạt 92,02%, số còn lại đang trong thời gian giải quyết. Trong đó có các lĩnh vực giải quyết đạt 100% như lĩnh vực công thương, tư pháp hộ tịch, tài chính kế hoạch; xây dựng, quy hoạch; giao thông vận tải……Cũng trong quá trình hoạt động thử nghiệm TTHCC thành phố đã thể hiện tích ưu việt trong công tác tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính một cách công khai, minh bạch, đúng pháp luật có thời gian, địa điểm rõ ràng đã làm tăng niềm tin của tổ chức, công dân đối với chính quyền địa phương. Tạo cho các cơ quan chuyên môn cũng như CBCCVC phong cách giải quyết công việc chuyên nghiệp, khoa học, hiện đại. Chất lượng, trách nhiệm và thời gian giải quyết công việc của mỗi cán bộ, công chức được phân định và ghi nhận một cách rõ ràng, minh bạch ở từng hồ sơ công việc. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác đánh giá mức độ hoàn thành chức trách, nhiệm vụ được giao của CBCCVC. Đặc biệt việc giải quyết thủ tục hành chính tại TTHCC công khai, minh bạch, đúng pháp luật từ thành phần hồ sơ, các bước giải quyết công việc, mức thu phí, lệ phí, người thực hiện công việc không gặp người có nhu cầu giải quyết công việc một cách trực tiếp đã gián tiếp thực hiện công tác phòng chống tham nhũng một cách hiệu quả hơn và đánh giá được khả năng điều hành, phân công nhiệm vụ cho CBCC ở mỗi cơ quan, phòng ban, đơn vị của thành phố.
Trong thời gian tới TP Cẩm Phả sẽ tiếp tục tập trung cho công tác cải cách thủ tục hành chính gắn với xây dựng chính quyền điện tử theo từng gian đoạn phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hướng đến nền hành chính minh bạch, hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả cao. Lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân khi đến làm việc để làm thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động của Trung tâm hành chính công. Đồng thời đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phối hợp với Sở Thông tin truyền thông triển khai đào tạo công dân điện tử và đào tạo đội ngũ cán bộ công chức về công nghệ thông tin để phát huy hiệu quả của TTHCC Thành phố Cẩm Phả khi chính thức đi vào hoạt động vào ngày 16/5/2014.